WOW FACTOR BV

Algemene en Bijzondere Voorwaarden

**Versie 28/07/2026 — vervangt de versie van 20/01/2025**

Van toepassing op events, teambuildings, congressen, activiteiten, reizen, groepsreizen en incentives, in binnen- en buitenland

 

 

Leeswijzer bij deze versie

Deze Algemene en Bijzondere Voorwaarden (hierna de ‘Voorwaarden’) zijn opgesteld door Wow Factor BV en zijn van toepassing op alle diensten die zij aanbiedt: de organisatie van events, teambuildings, congressen, seminars en andere bedrijfsactiviteiten, alsook reizen, groepsreizen en incentives, zowel in België als in het buitenland. Zij vervangen en vervolledigen alle eerdere versies.

 

Inhoud   

A. Toepassingsgebied, definities en algemene bepalingen

Artikel A.1 — Toepassingsgebied 

Artikel A.2 — Definities      

Artikel A.3 — Precontractuele informatie en offertes   

Artikel A.4 — Totstandkoming van de overeenkomst 

Artikel A.5 — Informatieplicht van de Klant       

B. Prijs, betaling, wijziging en annulering — algemene regels

Artikel B.1 — Prijs    

Artikel B.2 — Betaling        

Artikel B.3 — Laattijdige of niet-betaling

Artikel B.4 — Wijziging op verzoek van de Klant          

Artikel B.5 — Annulering door de Klant  

Artikel B.6 — Annulering door Wow Factor BV bij onvoldoende deelnemers           

C. Bijzondere voorwaarden voor pakketreizen

Artikel C.1 — Toepassingsgebied en voorrang   

Artikel C.2 — Precontractuele informatie

Artikel C.3 — Prijswijziging

Artikel C.4 — Wijziging vóór vertrek        

Artikel C.5 — Overdracht van de overeenkomst

Artikel C.6 — Opzegging door de reiziger          

Artikel C.7 — Klachten, non-conformiteit en bijstand  

Artikel C.8 — Aansprakelijkheid als organisator

Artikel C.9 — Aansprakelijkheid bij boekingsfouten    

Artikel C.10 — Bescherming bij insolventie

Artikel C.11 – Wettelijk informatiedocument voor pakketreizen – FOD Economie

D. Bijzondere voorwaarden voor gekoppelde reisarrangementen

Artikel D.1 — Informatieplicht      

Artikel D.2 — Opzegging, wijziging en overdracht       

Artikel D.3 — Klachten en aansprakelijkheid     

Artikel D.4 — Bescherming bij insolventie

E. Bijzondere voorwaarden voor afzonderlijke reisdiensten

Artikel E.1 — Informatieplicht       

Artikel E.2 — Opzegging, wijziging, klachten en aansprakelijkheid  

Artikel E.3 — Bescherming bij insolventie         

F. Bijzondere voorwaarden voor events, teambuildings, congressen en activiteiten

Artikel F.1 — Toepassingsgebied en verhouding tot de Wet Reizen  

Artikel F.2 — Offerte, planning en wijzigingen  

Artikel F.3 — Annulering van een Event door de Opdrachtgever      

Artikel F.4 — Uitvoering en gedrag van deelnemers   

Artikel F.5 — Verzekering 

G. Aansprakelijkheid

Artikel G.1 — Algemene beperking van de buitencontractuele aansprakelijkheid           

Artikel G.2 — Beperking van de aansprakelijkheid in bedrag 

Artikel G.3 — Aansprakelijkheid als doorverkoper of tussenpersoon

Artikel G.4 — Aansprakelijkheid voor derden en onderaannemers 

H. Overmacht

Artikel H.1 — Definitie en voorbeelden

Artikel H.2 — Gevolgen van overmacht  

Artikel H.3 — Gezondheidscrisissen       

I. Beeldmateriaal en promotioneel gebruik

J. Vertrouwelijkheid

K. De vennootschap, haar bestuurders en aandeelhouders

L. Bescherming van persoonsgegevens (GDPR)

M. Klachtenprocedure en geschillenregeling

Artikel M.1 — Klachten tijdens de reis of het Event       

Artikel M.2 — Klachten na afloop 

Artikel M.3 — Minnelijke regeling en Geschillencommissie Reizen

N. Toepasselijk recht, bevoegde rechtbank en slotbepalingen

Artikel N.1 — Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank        

Artikel N.2 — Splitsbaarheid         

Artikel N.3 — Niet-verzaking        

Artikel N.4 — Wijziging van deze Voorwaarden

Artikel N.5 — Taal    

Artikel N.6 — Impressum  

  

A. Toepassingsgebied, definities en algemene bepalingen

Artikel A.1 — Toepassingsgebied

Deze Voorwaarden maken integraal deel uit van elke offerte, overeenkomst, boeking of bestelling met of door Wow Factor BV, ongeacht of het gaat om de organisatie van een event, congres, teambuilding, seminarie of andere bedrijfsactiviteit, een reis, groepsreis of incentive, een pakketreis, een gekoppeld reisarrangement, een afzonderlijke reisdienst, een transport- of vluchtboeking, een ticketverkoop of een promotionele aanbieding.

Een afwijking van deze Voorwaarden is enkel geldig na uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van Wow Factor BV. Bij tegenstrijdigheid tussen deze Voorwaarden en een specifieke schriftelijke overeenkomst tussen partijen, primeert de specifieke overeenkomst; voor al het overige blijven deze Voorwaarden onverkort van toepassing.

Afhankelijk van de aard van de geboekte dienst(en) zijn partijen gebonden door: (a) deze Algemene Bepalingen (Deel A en B), die steeds gelden; en (b) de toepasselijke bijzondere voorwaarden: pakketreis (Deel C), gekoppeld reisarrangement (Deel D), afzonderlijke reisdienst (Deel E), of event/teambuilding/congres/activiteit (Deel F).

Deze Voorwaarden vormen een aanvulling op de algemene voorwaarden van de vzw Geschillencommissie Reizen (www.clv-gr.be) en op de Wet van 21 november 2017 betreffende de verkoop van pakketreizen, gekoppelde reisarrangementen en reisdiensten (hierna de ‘Wet Reizen’), en, in voorkomend geval, op de voorwaarden van de leveranciers van Wow Factor BV. Het dwingend karakter van de Wet Reizen primeert steeds op deze Voorwaarden, voor zover de Wet Reizen van toepassing is op de betrokken dienst.

Deze Voorwaarden zijn van toepassing op overeenkomsten afgesloten vanaf 28 juli 2026.

Artikel A.2 — Definities

• ‘Wow Factor BV’ of ‘de onderneming’: de besloten vennootschap Wow Factor BV, met zetel te Albertdreef 31, 2950 Kapellen, België, KBO/ondernemingsnummer 0784.702.779, BTW BE0784.702.779, optredend als reisorganisator, doorverkoper, eventorganisator of professioneel actief in de reis-, event- en incentivesector.
• ‘Klant’ of ‘reiziger’: de natuurlijke of rechtspersoon die, al dan niet via een tussenpersoon, een beroep doet op de diensten van Wow Factor BV, met inbegrip van elke deelnemer aan een event, teambuilding of activiteit.
• ‘Deelnemer’: iedere natuurlijke persoon die effectief deelneemt aan een door Wow Factor BV georganiseerde reis, event, teambuilding of activiteit, ongeacht of deze persoon zelf de Klant is.
• ‘Opdrachtgever’: de professionele Klant (onderneming, vereniging of andere rechtspersoon) die bij Wow Factor BV een event, teambuilding, congres of activiteit voor haar personeel, klanten of relaties bestelt.
• ‘Onvermijdbare en buitengewone omstandigheden’: een situatie die zich voordoet onafhankelijk van de wil van de partij die zich daarop beroept en waarvan de gevolgen, ondanks alle redelijke voorzorgsmaatregelen, niet te vermijden waren.
• ‘Non-conformiteit’: het niet, of niet behoorlijk, uitvoeren van de diensten die deel uitmaken van de overeenkomst.
• ‘Hulppersonen’: elke natuurlijke of rechtspersoon die door Wow Factor BV wordt belast met de gehele of gedeeltelijke uitvoering van een verbintenis, zoals bestuurders, aangestelden, werknemers, onderaannemers en leveranciers, in de volledige contractketen.

Artikel A.3 — Precontractuele informatie en offertes

Alle precontractuele informatie (brochures, promoties, webpagina’s, presentaties via websites, powerpoints, video’s, nieuwsbrieven, podcasts, offertes, moodboards, voorstellen) wordt te goeder trouw opgesteld op basis van de op dat moment beschikbare informatie. Kaarten, foto’s, illustraties, brochures, webpagina’s, video’s en documenten van derden zijn louter informatief en scheppen geen contractuele verbintenis.

Elke offerte wordt opgesteld onder voorbehoud van beschikbaarheid op datum van boeking en onder voorbehoud van aanvaarding door de leverancier (luchtvaartmaatschappij, treinmaatschappij, hotel, en andere leveranciers) en is slechts geldig gedurende de in de offerte vermelde termijn, en bij ontstentenis daarvan gedurende 30 kalenderdagen. Een offerte wordt pas een bindende overeenkomst na uitdrukkelijke schriftelijke bevestiging door beide partijen en, waar van toepassing, de betaling van het gevraagde voorschot.

Wow Factor BV behoudt zich het recht voor om kennelijke materiële fouten in offertes, brochures of andere precontractuele informatie te corrigeren, ook na verzending, zonder dat dit aanleiding geeft tot enige vergoeding.

De Klant mag de inhoud van de precontractuele informatie, het logo of de naam ‘Wow Factor’ niet gebruiken of verspreiden zonder voorafgaand schriftelijk akkoord.

Artikel A.4 — Totstandkoming van de overeenkomst

Tenzij anders overeengekomen, komt de overeenkomst tot stand op het ogenblik dat de Klant de schriftelijke bevestiging (per e-mail of anderszins) van de boeking, reis of het event ontvangt van Wow Factor BV, en, indien een voorschot wordt gevraagd, na ontvangst van dat voorschot door Wow Factor. Een mondelinge toezegging, een niet-bevestigde offerte of een lopend gesprek verbindt Wow Factor BV niet.

Artikel A.5 — Informatieplicht van de Klant

De Klant deelt bij het opstellen van de offerte alle essentiële voorwaarden mee die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van de reis of het event (bijvoorbeeld: allergieën, medische beperkingen, mobiliteitsbeperkingen, dieetwensen, specifieke wensen van deelnemers). Wow Factor BV is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het niet, laattijdig of onjuist meedelen van dergelijke informatie.

Elke reiziger/deelnemer moet over geldige identiteitspapieren beschikken voor de geboekte reis, en voldoen aan de formaliteiten (paspoort, visum, vaccinaties, gezondheidsvoorschriften) van de bezochte bestemming(en). Identiteitsdocumenten moeten minstens 6 maanden geldig blijven na terugkeer. Reizigers zonder Belgische nationaliteit dienen zelf navraag te doen bij de bevoegde ambassade of het consulaat. Wow Factor BV is niet aansprakelijk voor de gevolgen van onjuiste, onvolledige of laattijdige informatie hieromtrent verstrekt door of aan de reiziger.

Minderjarigen moeten over een geldig identiteitsbewijs beschikken. Reist een minderjarige alleen of met slechts één ouder, dan is een schriftelijke toestemming van beide ouders (of voogd) vereist.

De reiziger/deelnemer/Klant bevestigt dat hijzelf en de deelnemers medisch, fysiek en psychisch in staat zijn om deel te nemen aan de geboekte reis of het geboekte event, en meldt tijdig en voorafgaand elke fysieke, psychische of mobiliteitsbeperking, ziekte die behandeling vereist, of zwangerschap. Wow Factor BV kan, om objectieve en niet-discriminatoire redenen, een deelname weigeren indien blijkt dat een deelnemer niet in staat is om veilig deel te nemen. Wow Factor BV is geen medische dienstverlener; het is de verantwoordelijkheid van de reiziger om zich te informeren bij een bevoegde arts.

 

 

B. Prijs, betaling, wijziging en annulering — algemene regels

Artikel B.1 — Prijs

De prijs wordt bepaald op het ogenblik van de contractsluiting en omvat de diensten die uitdrukkelijk in de overeenkomst zijn opgenomen, samen met de daarop toepasselijke belastingen. Kosten die redelijkerwijze niet voorzien konden worden op het moment van contractsluiting (toeristenbelasting, toegangstaksen, laattijdig geboekte excursies, extra opties e.d.) vallen ten laste van de Klant.

Wanneer een leverancier (vervoerder, hotel, cateraar, venue …) tussen offertedatum en factuurdatum zijn prijzen wijzigt (bv. door brandstofkosten, energieprijzen of wisselkoersschommelingen), is de prijs op factuurdatum van toepassing. Boekingen in een andere munt dan euro worden omgerekend aan de wisselkoers van factuurdatum.

Wow Factor BV is niet gebonden door kennelijke materiële fouten in een vermelde prijs en mag deze rechtzetten.

Artikel B.2 — Betaling

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, betaalt de Klant bij bevestiging van de overeenkomst een voorschot van 30% van de totale prijs, onmiddellijk te betalen door een particuliere klant en binnen de 7 dagen door een bedrijfsklant.   Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is het saldo uiterlijk 1 maand vóór aanvang van de reis of het event verschuldigd. Bij boeking binnen de maand vóór aanvang is de volledige prijs onmiddellijk verschuldigd. Voor bepaalde diensten (vliegtickets, treintickets, hotelreservaties, verzekeringen, eventtickets, waardebonnen) mag Wow Factor een onmiddellijke volledige betaling vragen.

Cashbetalingen worden aanvaard tot maximaal € 3.000, ongeacht het totaalbedrag van de overeenkomst.

Reisdocumenten of bevestigingen worden pas afgeleverd na volledige betaling, en worden uiterlijk 3 dagen vóór vertrek per e-mail bezorgd; op uitdrukkelijk verzoek en tegen een toeslag ook per post.

Artikel B.3 — Laattijdige of niet-betaling

Bij niet-tijdige betaling van het voorschot of het saldo kan Wow Factor BV de overeenkomst van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling beëindigen; de annulatiekosten (Artikel B.5) vallen dan volledig ten laste van de Klant.

Bij niet-betaling door een particuliere Klant stuurt Wow Factor BV een aanmaning per e-mail. Na het verstrijken van 14 dagen na verzending van deze aanmaning is van rechtswege een verwijlinterest van 12% per jaar verschuldigd (elke begonnen maand telt als volledige maand).

Bij niet-betaling door een professionele Klant/Opdrachtgever is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest van 12% per jaar verschuldigd vanaf de vervaldag, vermeerderd met een forfaitair schadebeding van 10% van het onbetaalde bedrag, met een minimum van € 250, onverminderd het recht van Wow Factor BV om de werkelijk geleden schade te bewijzen en te vorderen indien deze hoger ligt.

Voor professionele Klanten/Opdrachtgevers geldt dat elk protest tegen een factuur schriftelijk en gemotiveerd dient te gebeuren binnen de 8 kalenderdagen na factuurdatum; bij ontstentenis wordt de factuur tussen ondernemingen geacht aanvaard te zijn. Deze regeling doet geen afbreuk aan de rechten die een Klant die een consument is aan dwingend recht ontleent; ook na deze termijn kan een consument een factuur op geldige gronden blijven betwisten.

Artikel B.4 — Wijziging op verzoek van de Klant

Elke wijziging op verzoek van de Klant moet schriftelijk (e-mail met ontvangstbevestiging of aangetekend schrijven) worden aangevraagd, is enkel mogelijk in de mate van beschikbaarheid, en geeft aanleiding tot een forfaitaire administratieve kost van € 50 per persoon, vermeerderd met de effectieve meerkosten van leveranciers, vervoerders of derden.

Artikel B.5 — Annulering door de Klant

De Klant kan de overeenkomst te allen tijde vóór aanvang schriftelijk opzeggen, mits betaling van een passende en gerechtvaardigde opzegvergoeding. De opzegdatum is de eerste werkdag volgend op de effectieve ontvangst van het aangetekend schrijven of de ontvangstbevestiging van de e-mail.

Bij ontstentenis van een specifiek in de overeenkomst vermeld annulatieschema, stemt de opzegvergoeding overeen met de prijs van de reis/het event, verminderd met de door Wow Factor BV bespaarde kosten en de inkomsten uit alternatieve aanwending van de gereserveerde diensten. Wanneer de kosten aangerekend door leveranciers (hotels, venues, cateraars, vervoerders) de gestandaardiseerde opzegvergoedingen overschrijden, behoudt Wow Factor BV zich het recht voor deze werkelijke kosten integraal door te rekenen aan de Klant.

Ongeacht het voorgaande is de Klant steeds minstens een forfaitaire administratieve kost van € 100 verschuldigd, behoudens overmacht in hoofde van de reiziger/Klant.

Artikel B.6 — Annulering door Wow Factor BV bij onvoldoende deelnemers

Wow Factor BV mag een groepsreis, groepsretraite, groepsincentive, event, teambuilding of groepsactiviteit eenzijdig annuleren indien het minimum aantal deelnemers niet wordt bereikt. Wow Factor BV informeert de Klant hierover uiterlijk 1 maand vóór aanvang (of, indien de overeenkomst binnen die termijn werd afgesloten, zo snel mogelijk en uiterlijk 48 uur na vaststelling), en betaalt alle reeds ontvangen betalingen terug binnen de week na bevestiging van de annulering, zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is. 

 

C. Bijzondere voorwaarden voor pakketreizen

Artikel C.1 — Toepassingsgebied en voorrang

Dit Deel regelt pakketreizen geboekt vanaf 17 juli 2026 en is een aanvulling op de Wet Reizen van 21 november 2017. Bij tegenstrijdigheid tussen dit Deel en Deel A/B, primeert dit Deel.

Artikel C.2 — Precontractuele informatie

De reiziger bevestigt, vóór het sluiten van de pakketreisovereenkomst, ingelicht te zijn over: de voornaamste kenmerken van de reisdiensten; de identiteit, het adres en de contactgegevens van Wow Factor BV; de totaalprijs, belastingen en bijkomende kosten; de betalingsmodaliteiten; het vereiste minimumaantal deelnemers en de uiterste opzegdatum indien dat aantal niet gehaald wordt; algemene informatie over paspoort- en visumverplichtingen; het recht om de overeenkomst vóór aanvang op te zeggen tegen een passende opzegvergoeding; en informatie over facultatieve of verplichte verzekeringen. Wijzigingen aan deze precontractuele informatie vereisen het uitdrukkelijk en wederzijds akkoord van partijen en worden vooraf op duidelijke wijze meegedeeld.

Artikel C.3 — Prijswijziging

Na sluiting van de overeenkomst kan de prijs enkel wijzigen indien de overeenkomst dit uitdrukkelijk voorziet, en uitsluitend als rechtstreeks gevolg van: (1) de brandstof- of energieprijs voor passagiersvervoer; (2) belastingen of vergoedingen geheven door derden die niet rechtstreeks bij de uitvoering betrokken zijn; of (3) de voor de reis relevante wisselkoers. Elke prijsverhoging wordt uiterlijk 20 dagen vóór vertrek meegedeeld via een duurzame drager, met motivering en berekening. Bedraagt de verhoging meer dan 15% van de totaalprijs, dan mag de reiziger de overeenkomst kosteloos opzeggen. Een prijsdaling binnen dezelfde parameters geeft recht op een evenredige prijsvermindering, verminderd met de reële administratieve kosten.

Artikel C.4 — Wijziging vóór vertrek

Kleine wijzigingen door Wow Factor BV vóór vertrek worden digitaal meegedeeld. Bij een ingrijpende wijziging kan de reiziger deze aanvaarden, of de overeenkomst kosteloos opzeggen binnen een redelijke termijn van uiterlijk 48 uur na kennisgeving; bij stilzitten wordt de wijziging geacht aanvaard. Wow Factor BV mag steeds materiële fouten rechtzetten.

Artikel C.5 — Overdracht van de overeenkomst

De reiziger kan de pakketreisovereenkomst, mits kennisgeving uiterlijk 7 dagen vóór vertrek per e-mail met ontvangstbevestiging of aangetekend schrijven, overdragen aan een persoon die aan alle voorwaarden voldoet. Overdrager en overnemer zijn hoofdelijk aansprakelijk voor het verschuldigde saldo en de bijkomende kosten van de overdracht, die kunnen oplopen tot 100% van de kostprijs van de betrokken reisdienst (bijvoorbeeld bij niet-wijzigbare vliegtickets of volgeboekte diensten). 

Artikel C.6 — Opzegging door de reiziger

Zie de algemene regeling van Artikel B.5, die onverkort van toepassing is op pakketreizen, aangevuld met het gestandaardiseerde annulatieschema (indien opgenomen in de specifieke overeenkomst).

Artikel C.7 — Klachten, non-conformiteit en bijstand

De reiziger meldt elke ter plaatse vastgestelde non-conformiteit zonder onnodige vertraging aan de lokale dienstverlener/noodnummer en aan Wow Factor BV.

Klachten na afloop van de reis worden bij voorkeur, en met het oog op een vlotte behandeling en bewijsvoering, schriftelijk ingediend bij Wow Factor BV binnen 30 kalenderdagen na het einde van de reis. Voor een Klant die een consument is, doet deze termijn geen afbreuk aan de wettelijke verjaringstermijn waarbinnen hij zijn rechten kan doen gelden; voor een professionele Klant/Opdrachtgever geldt deze termijn van 30 kalenderdagen als vervaltermijn, behoudens overmacht in zijn hoofde.

Contactgegevens voor klachten: Ilse Verheyen (ilse@wowfactor.be, +32 456 32 45 33) of Patrick Van Dyck (patrick@wowfactor.be, +32 478 88 66 86).

Artikel C.8 — Aansprakelijkheid als organisator

Wanneer Wow Factor BV optreedt als organisator, is zij verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de in de pakketreisovereenkomst begrepen reisdiensten, ongeacht of deze door haarzelf of door andere reisdienstverleners worden verricht, onder voorbehoud van de aansprakelijkheidsbeperkingen van Deel G. Wow Factor BV is niet verantwoordelijk voor excursies die niet in het pakket zijn inbegrepen en rechtstreeks bij lokale derden worden geboekt, noch voor vertragingen of annuleringen door vervoerders, noch voor fouten van onderaannemers, tenzij deze aan haar eigen fout te wijten zijn.

Artikel C.9 — Aansprakelijkheid bij boekingsfouten

Wow Factor BV is aansprakelijk voor fouten in het boekingsproces die uitsluitend aan haar te wijten zijn, wanneer zij de boeking op zich heeft genomen. Zij is niet aansprakelijk voor boekingsfouten te wijten aan de reiziger, of veroorzaakt door onvermijdbare, buitengewone of externe omstandigheden.

Artikel C.10 — Bescherming bij insolventie

Wow Factor BV is verzekerd tegen insolventie bij het Garantiefonds Reizen (GFG), Kalkoven 5 bus 0202, 1820 Steenokkerzeel — www.gfg.be, als zekerheid voor de repatriëring van reizigers en de terugbetaling van betaalde bedragen die binnen de dekking van het GFG vallen. 

Artikel C.11 — Wettelijk informatiedocument voor pakketreizen – FOD Economie

Verplichtingen ten aanzien van de reiziger

Informatieverplichting

Voor de pakketreisovereenkomst

Wow Factor moet de reiziger voor het sluiten van een pakketreisovereenkomst op de hoogte brengen van zijn rechten (door een verplicht standaardinformatieformulier) en van alle nodige informatie waarop de reiziger zijn aankoopbeslissing zal baseren. Het gaat hierbij om de voornaamste kenmerken van de in de pakketreis vervatte reisdiensten (bestemming, vervoermiddelen, type accommodatie, verstrekte maaltijden, excursies, …), de contactgegevens van de organisator en/of doorverkoper, de totaalprijs en betalingsregeling, eventueel het minimumaantal personen voor de reis, de noodzakelijke paspoorten, visa en gezondheidsformaliteiten, de opzegmogelijkheden van de reiziger en inlichtingen over mogelijke bijkomende annulatie- of bijstandsverzekeringen.

Deze informatie moet niet verplicht in één keer, bv. in een brochure, worden vermeld, maar de reiziger moet deze wel op een duidelijke, begrijpelijke en in het oog springende manier ontvangen voor hij definitief boekt.

Als Wow Factor ook afzonderlijke reisdiensten verkoopt als tussenpersoon, moet Wow Factor vooraf de reiziger informeren dat ook deze verkopen onder de bescherming bij insolventie vallen.

De bewijslast van deze informatievoorschriften rust bij Wow Factor. Wow Factor moet dus steeds kunnen aantonen dat de reiziger de nodige informatie heeft ontvangen.

 Inhoud van de pakketreisovereenkomst

De pakketreisovereenkomst moet in heldere en begrijpelijke taal zijn opgesteld. Wow Factor moet een kopie of een bevestiging van de overeenkomst op een duurzame gegevensdrager (bv. brief of e-mail) aan de reiziger overhandigen op het moment van ondertekening of niet lang erna.

De pakketreisovereenkomst, of bevestiging ervan, moet alle precontractuele informatie hernemen, en vermeldt daarnaast op een duidelijke, begrijpelijke en in het oog springende manier ook de bijzondere wensen van de reiziger, de aansprakelijkheid van de organisator voor de goede uitvoering van de reisdiensten en zijn verplichting tot bijstand wanneer de reiziger in moeilijkheden verkeert, de contactgegevens van de verzekeringsmaatschappij die optreedt bij insolventie van de organisator of doorverkoper, de contactgegevens van de lokale vertegenwoordiger van de organisator, de verplichting om als reiziger elke tekortkoming in de uitvoering van de pakketreis te melden, de nodige contactinformatie van een alleenreizende minderjarige, de procedure in geval van klachten en informatie over buitengerechtelijke geschillenregeling, alsook het recht van de reiziger om zijn pakketreisovereenkomst aan iemand anders over te dragen.

 Informatie voor vertrek

Tijdig voor vertrek moet Wow Factor de reiziger informeren over de uurregelingen, de overstapplaatsen en aansluitingen, en  hem de nodige ontvangstbewijzen, vouchers en vervoerbewijzen overmaken.

 Prijswijzigingen

De in de overeenkomst vastgestelde prijs is een vaste prijs.

Een prijsherziening is enkel mogelijk indien de volgende voorwaarden cumulatief vervuld zijn:

• de herziening wordt uitdrukkelijk vermeld in de pakketreisovereenkomst evenals de berekeningswijze ervan, en
• ze geldt alleen bij schommelingen in de brandstofprijs, de taksen of de wisselkoersen, en
• ze moet aanleiding kunnen geven tot zowel een verhoging als tot een verlaging van de prijs, en
• de reiziger moet uiterlijk 20 dagen voor het begin van de pakketreis via een duurzame gegevensdrager en op een duidelijke en begrijpelijke manier geïnformeerd worden over een prijsverhoging, met opgave van een motivering en een berekening ervan.

Wanneer deze regels niet gerespecteerd worden, mag er geen prijsherziening doorgevoerd worden. Tijdens de 20 dagen die aan de vertrekdatum voorafgaan, mag de prijs dus in geen geval worden verhoogd. Als het echter gaat om een prijsvermindering moet deze wel tot aan het begin van de pakketreis worden doorgevoerd.

Bedraagt de prijsverhoging meer dan 8 % van de totale prijs van de reis, dan kan de reiziger opzegging van de overeenkomst vragen zonder hiervoor enige vergoeding te moeten betalen. In dat geval moet Wow Factor de betaalde sommen onmiddellijk terugbetalen.

Gaat het om een prijsvermindering, dan kan Wow Factor van de verschuldigde terugbetaling aan de reiziger administratieve kosten aftrekken. Op verzoek van de reiziger moet Wow Factor kunnen aantonen dat deze kosten ook werkelijk gemaakt werden.

 Wijziging van de pakketreisovereenkomst

Voor het vertrek

Als organisator kan Wow Factor de pakketreisovereenkomst niet eenzijdig wijzigen, tenzij Wow Factor zich dit recht in de overeenkomst hebt voorbehouden, het daarbij slechts om een onbeduidende verandering gaat en Wow Factor de reiziger daarvan informeert op een duidelijke, begrijpelijke en in het oog springende manier via een duurzame gegevensdrager (bv. brief of e-mail).

 Het kan echter voorvallen dat Wow Factor als organisator een belangrijk element van de overeenkomst niet kan uitvoeren. Wow Factor moet de reiziger hiervan zo snel mogelijk verwittigen en voorstellen om ofwel de voorgestelde wijziging te aanvaarden ofwel de overeenkomst kosteloos op te zeggen. In het laatste geval kan Wow Factor aan de reiziger een vervangende pakketreis voorstellen van gelijkwaardige of hogere kwaliteit.

Wow Factor moet de reiziger duidelijk inlichten over de wijziging, de termijn waarbinnen hij moet reageren en de automatische beëindiging van de overeenkomst als hij niet binnen de termijn reageert. Deze verwittiging moet gebeuren via een duurzame gegevensdrager (bv. brief of e-mail).

Indien de reiziger de overeenkomst wil opzeggen en geen vervangende pakketreis aanvaardt, moet Wow Factor hem alle sommen die hij u op grond van de overeenkomst betaald heeft, terugbetalen.

Aanvaardt de reiziger de voorgestelde wijziging of vervangende pakketreis, waarbij de kwaliteit of de kosten van de pakketreis verminderen, dan heeft hij recht op een passende prijsvermindering.

 Tijdens de reis

Het kan dat Wow Factor als organisator een belangrijk gedeelte van de in de overeenkomst bepaalde diensten niet kan uitvoeren. Wow Factor moet dan al het mogelijke ondernemen om de reiziger evenwaardige oplossingen aan te bieden, zonder hiervoor een prijstoeslag aan te rekenen.

Wow Factor moet de reiziger het eventuele prijsverschil tussen de voorziene en de gepresteerde diensten terugbetalen.

De reiziger kan de andere voorgestelde arrangementen slechts afwijzen indien zij niet vergelijkbaar zijn met hetgeen in de pakketreisovereenkomst is afgesproken, of indien de toegekende prijsvermindering ontoereikend is.

Indien er geen oplossingen mogelijk zijn of als de reiziger ze terecht niet aanvaardt, kan de reiziger de overeenkomst opzeggen en moet Wow Factor hem een evenwaardig vervoermiddel aanbieden om hem naar zijn plaats van vertrek te laten terugkeren. In dat geval moet Wow Factor de reiziger ook vergoeden.

 Opzegging van de reisovereenkomst

Als organisator kan Wow Factor de gesloten pakketreisovereenkomst opzeggen wanneer het voorziene minimumaantal reizigers niet werd bereikt of in geval van onvermijdbare en buitengewone omstandigheden die de uitvoering van de pakketreis in de weg staan (bv. terroristische aanslagen, natuurrampen, …). Wow Factor moet dan de reiziger alle bedragen die hij voor de pakketreis heeft betaald, volledig terugbetalen. De reiziger heeft in die gevallen geen recht op een schadevergoeding.

De reiziger kan van zijn kant ook de pakketreis opzeggen zonder enige vergoeding te moeten betalen, indien zich op de plaats van bestemming of in de onmiddellijke omgeving daarvan onvermijdbare en buitengewone omstandigheden voordoen die aanzienlijke gevolgen hebben voor de uitvoering van de pakketreis of voor het passagiersvervoer naar de plaats van bestemming.

Verder kan de reiziger steeds de pakketreisovereenkomst opzeggen voor de pakketreis begint. Als organisator heeft Wow Factor dan wel de mogelijkheid om in een passende opzegvergoeding te voorzien die niet meer kan bedragen dan de prijs van de reis. Deze kan standaard vermeld staan in de pakketreisovereenkomst of via een algemeen voorbehoud. In elk geval moet Wow Factor bij het bepalen hiervan rekening houden met kostenbesparingen en inkomsten uit alternatief gebruik van de reisdiensten (bv. de vrijgekomen plaatsen die door andere reizigers worden ingevuld), waarbij deze dan in mindering van de opzegvergoeding moeten worden gebracht.

Wow Factor moet alle terugbetalingen zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 14 dagen na de opzegging verrichten.

 Goede uitvoering van de overeenkomst

Als organisator is Wow Factor verantwoordelijk voor het goede verloop van de reis, rekening houdend met de verwachtingen die de reiziger koestert op basis van alle informatie die hij ontvangen heeft (zowel precontractueel als in de pakketreisovereenkomst), behalve als de reiziger in gebreke is, als het ligt aan een derde die niet bij de uitvoering van de pakketreis betrokken is of als er sprake is van onvermijdbare en buitengewone omstandigheden.

Wow Factor is ook aansprakelijk voor elke schade die de reiziger oploopt als gevolg van de niet-naleving van haar contractuele verplichtingen, behalve als de reiziger in gebreke is, als het ligt aan een derde die niet bij de uitvoering van de pakketreis betrokken is of als er sprake is van onvermijdbare en buitengewone omstandigheden. Uitgezonderd voor persoonlijk letsel of opzettelijk of door nalatigheid veroorzaakte schade, kan Wow Factor haar aansprakelijkheid in de pakketreisovereenkomst beperken tot driemaal de prijs van de reis.

Wanneer een reiziger zich in moeilijkheden bevindt, is Wow Factor als organisator verplicht om hem zo snel mogelijk bijstand te verlenen, door bv. informatie over medische diensten te verschaffen of hem te helpen communiceren. Hiervoor kan Wow Factor van de reiziger enkel een vergoeding vragen wanneer de schuld van de omstandigheden bij hem ligt.

Wanneer de terugkeer zoals afgesproken in de pakketreisovereenkomst wegens onvermijdbare en buitengewone omstandigheden niet kan plaatsvinden, draagt Wow Factor de kosten van de nodige accommodatie, indien mogelijk van een gelijkwaardige categorie, voor ten hoogste 3 overnachtingen per reiziger. De beperking tot 3 overnachtingen geldt echter niet wanneer het gaat om mindervaliden, zwangere vrouwen, alleenreizende minderjarigen en personen die specifieke medische bijstand nodig hebben.

 Verhaalrecht

Als organisator heeft Wow Factor het recht om een schadevergoeding te vragen aan derden die hebben bijgedragen aan de gebeurtenis die heeft geleid tot de schadevergoeding, prijsvermindering of andere verplichtingen die Wow Factor ten laste heeft genomen.

 Verplichtingen van de reiziger tegenover de organisator

Overdracht: de reiziger moet Wow Factor binnen een redelijke termijn voor het begin van de pakketreis, en in elk geval uiterlijk 7 dagen voor het begin ervan, inlichten van de overdracht van zijn pakketreis aan een persoon die aan de voorwaarden van het contract voldoet. Beiden zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de reis en voor de kosten van de overdracht. Deze kosten zijn niet onredelijk en bedragen niet meer dan de werkelijke kosten die voor de organisator voortvloeien uit de overdracht van de pakketreisovereenkomst.

Verbreking: als de reiziger het contract verbreekt wegens een aan hem toe te rekenen omstandigheid, moet hij Wow Factor vergoeden voor de geleden schade. De schadevergoeding kan ten hoogste eenmaal de prijs van de reis bedragen, min de eventuele kostenbesparingen en inkomsten uit alternatief gebruik van de reisdiensten (bv. andere reizigers die de vrijgekomen plaatsen invullen).

Wijziging van het contract: wanneer Wow Factor de reiziger meedeelt dat een belangrijk element van de pakketreisovereenkomst voor de aanvang van de reis gewijzigd werd, moet de reiziger Wow Factor binnen een redelijke termijn informeren over zijn beslissing om de wijziging te aanvaarden, de overeenkomst op te zeggen of een voorgestelde vervangende pakketreis te aanvaarden.

Tekortkoming: de reiziger moet Wow Factor zo snel mogelijk inlichten over elke tekortkoming in de uitvoering van de pakketreisovereenkomst. Hierbij moet hij Wow Factor een redelijke termijn geven waarbinnen een oplossing moet komen, tenzij Wow Factor weigert op te treden of er een onmiddellijke oplossing vereist is.

Gerechtelijke vordering: de reiziger kan meer dan 2 jaar na de einddatum van de pakketreis of het gekoppeld reisarrangement geen gerechtelijke procedure meer inzetten.

  

D. Bijzondere voorwaarden voor gekoppelde reisarrangementen

 

Dit Deel is van toepassing op gekoppelde reisarrangementen in de zin van de Wet Reizen, geboekt vanaf 17 juli 2026, als aanvulling op Deel A/B. Niet alle verplichtingen die gelden voor pakketreizen (Deel C) zijn van toepassing op gekoppelde reisarrangementen.

Artikel D.1 — Informatieplicht

De reiziger bevestigt te zijn ingelicht over het feit dat hij geen pakketreis koopt en dus niet de rechten geniet die exclusief gelden voor pakketreizen; dat elke afzonderlijke reisdienstverlener uitsluitend aansprakelijk is voor de correcte uitvoering van zijn eigen dienst; en over de toepasselijke insolventiebescherming. De reiziger deelt op zijn beurt alle nuttige informatie mee die relevant is voor het sluiten of uitvoeren van de overeenkomst; onjuiste informatie die tot meerkosten leidt, mag worden doorgerekend.

Artikel D.2 — Opzegging, wijziging en overdracht

Elke reisdienst is enkel opzegbaar, wijzigbaar of overdraagbaar voor zover de leverancier van die dienst dit aanvaardt en onder diens voorwaarden. Aanvragen gebeuren per e-mail met ontvangstbevestiging of aangetekend schrijven aan Wow Factor BV, die de leverancier contacteert. Aanvragen ontvangen buiten de kantooruren worden geacht ontvangen te zijn de eerstvolgende werkdag.

Artikel D.3 — Klachten en aansprakelijkheid

De reiziger richt klachten over non-conformiteit rechtstreeks en zonder onnodige vertraging aan de betrokken leverancier, en stelt Wow Factor BV hiervan gelijktijdig in kennis (binnen dezelfde vervaltermijn van 30 kalenderdagen als in Artikel C.7). Wow Factor BV is niet rechtstreeks noch onrechtstreeks aansprakelijk voor de goede uitvoering van de afzonderlijke reisdiensten; deze aansprakelijkheid rust bij de betrokken leverancier. Wow Factor BV blijft wel aansprakelijk voor eigen boekingsfouten onder dezelfde voorwaarden als Artikel C.9.

Artikel D.4 — Bescherming bij insolventie

Wow Factor BV is verzekerd bij het Garantiefonds Reizen (GFG) voor de terugbetaling van de door haar ontvangen betalingen, en, waar zij aansprakelijk is voor het passagiersvervoer, voor de repatriëring van reizigers, doch uitsluitend voor zover de reisdienst niet kan worden uitgevoerd ten gevolge van haar eigen insolventie en voor zover dit binnen de dekking van het GFG valt.

 

 

E. Bijzondere voorwaarden voor afzonderlijke reisdiensten

 

Dit Deel geldt voor afzonderlijke reisdiensten (bijvoorbeeld een losse hotelboeking, ticket of transfer) geboekt vanaf 17 juli 2026, als aanvulling op Deel A/B.

Artikel E.1 — Informatieplicht

De reiziger bevestigt vóór contractsluiting ingelicht te zijn over de toepasselijke informatieverplichtingen van Boek VI van het Wetboek Economisch Recht, de insolventiebescherming, en de identiteit en contactgegevens van de instantie die deze bescherming waarborgt.

Artikel E.2 — Opzegging, wijziging, klachten en aansprakelijkheid

Dezelfde regels als Artikel D.2 en D.3 zijn van overeenkomstige toepassing. Wow Factor BV is op geen ogenblik aansprakelijk voor de goede uitvoering van de afzonderlijke reisdienst zelf; die aansprakelijkheid ligt bij de betrokken leverancier, onverminderd de aansprakelijkheid van Wow Factor BV voor eigen boekingsfouten.

Artikel E.3 — Bescherming bij insolventie

Wow Factor BV is verzekerd bij het Garantiefonds Reizen (GFG), Kalkoven 5 bus 0202, 1820 Steenokkerzeel — www.gfg.be, voor de repatriëring van reizigers en de terugbetaling van betaalde bedragen, uitsluitend voor zover de dienst niet kan worden uitgevoerd ten gevolge van de eigen insolventie van Wow Factor BV en voor zover dit binnen de dekking van het GFG valt.

 

  

F. Bijzondere voorwaarden voor events, teambuildings, congressen en activiteiten

Artikel F.1 — Toepassingsgebied en verhouding tot de Wet Reizen

Dit Deel is van toepassing op de organisatie van events, congressen, seminars, teambuildings, incentives en andere bedrijfsactiviteiten (hierna ‘Events’), in binnen- en buitenland, ongeacht of daarbij reisdiensten worden geïntegreerd.

Partijen erkennen dat, overeenkomstig artikel 3, § 3 van de Wet Reizen, pakketreizen en gekoppelde reisarrangementen die worden aangekocht op basis van een algemene overeenkomst voor het regelen van zakenreizen of een kaderovereenkomst voor het organiseren van incentives of buitenlandse reizen, gesloten tussen een onderneming (de Opdrachtgever) en Wow Factor BV als professioneel actief in reisdiensten, buiten het toepassingsgebied van de Wet Reizen vallen. Voor zover de Opdrachtgever een onderneming is die handelt in het kader van haar beroepsactiviteit en een dergelijke raamovereenkomst met Wow Factor BV heeft (of aanvaardt via de bevestiging van de offerte), zijn de dwingende bepalingen van Deel C en D niet van toepassing, en gelden in de plaats daarvan de bepalingen van dit Deel F en de contractueel overeengekomen annulatie-, wijzigings- en betalingsvoorwaarden. Deze uitsluiting geldt niet ten aanzien van de individuele deelnemers als consument wanneer zij zelf, buiten het kader van hun beroepsactiviteit, rechtstreeks een reisdienst bij Wow Factor BV boeken.

Artikel F.2 — Offerte, planning en wijzigingen

Elke offerte voor een Event is gebaseerd op de door de Opdrachtgever meegedeelde specificaties (aantal deelnemers, datum, locatie, programma, budget). Wijzigingen in deze specificaties na bevestiging van de offerte kunnen leiden tot een aanpassing van de prijs en/of planning, en worden zo snel mogelijk schriftelijk bevestigd.

Het definitieve aantal deelnemers (‘finale headcount’) moet uiterlijk 30 werkdagen vóór aanvang van het Event schriftelijk worden bevestigd door de Opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen. Nadien aangevraagde verminderingen van het aantal deelnemers worden niet meer verrekend in de prijs; toevoegingen van deelnemers worden verrekend voor zover de leveranciers dit toelaten, tegen de op dat moment geldende tarieven.

Artikel F.3 — Annulering van een Event door de Opdrachtgever

Tenzij anders overeengekomen in de specifieke overeenkomst, gelden bij annulering van een Event door de Opdrachtgever de volgende forfaitaire opzegvergoedingen, berekend op de totale offerteprijs:

• meer dan 90 kalenderdagen vóór aanvang: 25%
• tussen 90 en 45 kalenderdagen vóór aanvang: 50%
• tussen 44 en 14 kalenderdagen vóór aanvang: 75%
• minder dan 14 kalenderdagen vóór aanvang, of no-show: 100%

Deze percentages laten onverlet dat Wow Factor BV steeds de werkelijke, hogere kosten mag doorrekenen die zij aantoonbaar heeft gemaakt of niet meer kan recupereren bij leveranciers (venue, cateraar, artiesten, vervoer, gidsen, en andere), ongeacht het ogenblik van annulering.

Artikel F.4 — Uitvoering en gedrag van deelnemers

Wow Factor BV voert de overeengekomen Events uit als een middelenverbintenis, met de zorg van een normaal, zorgvuldig organisator in de sector. Kleine wijzigingen aan het programma om organisatorische, veiligheids- of overmachtsredenen zijn toegelaten, voor zover de algemene aard en kwaliteit van het Event behouden blijft.

Wow Factor BV en/of de betrokken leverancier/locatie mag een deelnemer die zich agressief, gevaarlijk of ernstig storend gedraagt, of die onder invloed is op een wijze die de veiligheid van zichzelf of anderen in gevaar brengt, van verdere deelname uitsluiten, zonder recht op terugbetaling en zonder aansprakelijkheid van Wow Factor BV voor de gevolgen daarvan.

De Opdrachtgever/Klant blijft aansprakelijk voor schade die door hemzelf of door de deelnemers wordt toegebracht aan de locatie, de uitrusting of derden tijdens het Event, en vrijwaart Wow Factor BV voor elke aanspraak van de locatie of leverancier dienaangaande, behoudens wanneer de schade rechtstreeks te wijten is aan een fout van Wow Factor BV of haar Hulppersonen.

Persoonlijke bezittingen die deelnemers meebrengen naar een Event blijven steeds op eigen risico van de deelnemer; Wow Factor BV is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging ervan, behoudens grove fout of opzet in hoofde van Wow Factor BV of haar Hulppersonen.

Artikel F.5 — Verzekering

Wow Factor BV raadt de Opdrachtgever en de deelnemers uitdrukkelijk aan om een passende reis-, annulatie-, event- en/of burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten voor de deelnemers aan een Event, in het bijzonder bij activiteiten met een fysiek of avontuurlijk karakter. Wow Factor BV is niet aansprakelijk voor de gevolgen van het ontbreken van een dergelijke verzekering.

 

 

H. Aansprakelijkheid

Artikel G.1 — Algemene beperking van de buitencontractuele aansprakelijkheid

Partijen zien af van elke buitencontractuele aansprakelijkheidsvordering ten aanzien van elkaar en ten aanzien van elkaars Hulppersonen, voor schade veroorzaakt door de niet-nakoming van een contractuele verbintenis. De Hulppersonen kunnen zich als derde-begunstigden op deze clausule beroepen. Dit artikel doet geen afbreuk aan bepalingen van dwingend recht of openbare orde, zoals opzettelijke fouten of schade voortvloeiend uit een aantasting van de fysieke of psychische integriteit.

Artikel G.2 — Beperking van de aansprakelijkheid in bedrag

Voor pakketreizen, gekoppelde reisarrangementen en afzonderlijke reisdiensten (Deel C, D en E) is de aansprakelijkheid van Wow Factor BV voor schade die voortvloeit uit een contractuele of buitencontractuele tekortkoming beperkt tot driemaal de totale prijs die de Klant voor de betrokken reis heeft betaald — de bij artikel 30 van de Wet Reizen voorziene minimumgrens voor een geldige contractuele beperking — behalve voor lichamelijke schade of voor schade veroorzaakt door opzet of nalatigheid van Wow Factor BV, waarvoor geen beperking geldt.

Voor Events, teambuildings, congressen en activiteiten die niet onder de Wet Reizen vallen (Deel F) is de aansprakelijkheid van Wow Factor BV, om dezelfde redenen, beperkt tot het laagste van: (a) de totale prijs die de Opdrachtgever voor het betrokken Event heeft betaald, of (b) het bedrag dat daadwerkelijk wordt uitgekeerd door de verzekeraar van Wow Factor BV voor het betrokken schadegeval, behalve voor lichamelijke schade of voor schade veroorzaakt door opzet of grove fout van Wow Factor BV, waarvoor geen beperking geldt.

Voor schade die het gevolg is van internationale verdragen die de vergoeding beperken of uitsluiten (zoals het Verdrag van Montreal voor luchtvervoer, het Verdrag van Bern/COTIF voor treinvervoer of het Verdrag van Athene voor zeevervoer), gelden de beperkingen van die verdragen.

Deze beperking geldt niet voor schade veroorzaakt met opzet of door grove nalatigheid van Wow Factor BV of haar aangestelden, noch voor lichamelijke schade, noch in de gevallen waarin de wet een beperking van aansprakelijkheid uitdrukkelijk verbiedt.

Artikel G.3 — Aansprakelijkheid als doorverkoper of tussenpersoon

Wanneer Wow Factor BV optreedt als loutere doorverkoper of tussenpersoon tussen de Klant en een derde dienstverlener, is uitsluitend die derde aansprakelijk voor de goede uitvoering van de betrokken dienst. Wow Factor BV is niet aansprakelijk voor tekortkomingen die aan de Klant of aan derden te wijten zijn.

Artikel G.4 — Aansprakelijkheid voor derden en onderaannemers

Wow Factor BV is niet aansprakelijk voor fouten, vergissingen of nalatigheden van onderaannemers of derde dienstverleners die zij, met de zorg van een normaal en zorgvuldig organisator, heeft geselecteerd, behoudens een eigen fout van Wow Factor BV bij deze selectie of instructie.

 

H. Overmacht 

Artikel H.1 — Definitie en voorbeelden

Onder overmacht/onvermijdbare en buitengewone omstandigheden wordt verstaan elke omstandigheid buiten de wil van de partij die zich erop beroept, waarvan de gevolgen ondanks alle redelijke voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden. Hieronder vallen onder meer, niet-limitatief: natuurrampen, extreme weersomstandigheden, branden, overstromingen, vulkaanuitbarstingen, epidemieën en pandemieën, overheidsmaatregelen (met inbegrip van reisverboden, grenssluitingen, sluitingen van het luchtruim of lockdowns), oorlog, terrorisme, oproer, stakingen (ook bij leveranciers, luchthavens, bagage-afhandelaars of vervoerders), brand en natuurbranden, netwerk- of cyberincidenten bij Wow Factor BV of haar leveranciers of bij banken en betaalsystemen, ernstige gelijktijdige ziekte of ongeval bij de zaakvoerders van Wow Factor, en een aanzienlijke IT-storing die de boeking of uitvoering redelijkerwijze onmogelijk maakt.

Artikel H.2 — Gevolgen van overmacht

Indien overmacht de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk verhindert, vertraagt of onredelijk verzwaart, worden de verplichtingen van de getroffen partij opgeschort voor de duur van de overmacht, zonder recht op schadevergoeding voor de andere partij. Wanneer de overmacht de uitvoering van het geheel van de reis of het Event blijvend onmogelijk maakt, kunnen partijen de overeenkomst zonder schadevergoeding beëindigen; reeds door Wow Factor BV gemaakte, niet-recupereerbare kosten bij leveranciers blijven evenwel ten laste van de Klant, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Wanneer de overmacht zich in hoofde van de reiziger/deelnemer voordoet, blijft de gewone annulatieregeling van Artikel B.5 of F.3 van toepassing, behoudens uitdrukkelijk andersluidend beding of een toepasselijke verzekering.

Artikel H.3 — Gezondheidscrisissen

Zolang een reis of Event door de bevoegde overheden (o.a. de FOD Buitenlandse Zaken, via www.diplomatie.belgium.be) wordt toegestaan, geldt een gezondheidscrisis (zoals Covid-19 of een vergelijkbare epidemie) niet als een uitzonderlijke en onvermijdelijke omstandigheid die de reiziger toelaat de overeenkomst kosteloos te beëindigen. De reiziger blijft in dat geval gebonden door de gewone opzegregeling van Artikel B.5, tenzij de bevoegde overheid de reis of het Event zelf verbiedt of onmogelijk maakt.

 

 

I. Beeldmateriaal en promotioneel gebruik

 

Wow Factor BV, of een door haar aangestelde fotograaf/videograaf, kan tijdens een reis of Event sfeer- en groepsbeelden (foto’s, video’s) maken waarop deelnemers herkenbaar kunnen zijn. Voor het gebruik van dergelijke sfeer- en groepsbeelden voor redelijke promotionele doeleinden van Wow Factor BV (website, sociale media, brochures, portfolio) steunt Wow Factor BV op haar gerechtvaardigd belang als organisator (artikel 6.1.f AVG), na een zorgvuldige belangenafweging. Elke deelnemer of de Opdrachtgever kan zich hiertegen kosteloos verzetten, vóór of tijdens de reis of het Event, per e-mail aan Wow Factor BV; Wow Factor BV levert dan redelijke inspanningen om de betrokken persoon niet langer herkenbaar in gepubliceerd materiaal op te nemen.

Voor het gebruik van een close-up portret waarop één deelnemer duidelijk herkenbaar en centraal in beeld staat, voor een getuigenis (testimonial), of voor gebruik in een betaalde advertentiecampagne waarin die deelnemer individueel wordt uitgelicht, vraagt Wow Factor BV steeds voorafgaand de uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de betrokken deelnemer. Deze toestemming kan te allen tijde kosteloos worden ingetrokken voor toekomstig gebruik, zonder gevolgen voor reeds gepubliceerd materiaal van vóór de intrekking.

Wanneer deelnemers minderjarig zijn, is steeds — ook voor sfeer- en groepsbeelden — de voorafgaande schriftelijke toestemming van de ouders of de voogd vereist.

De Opdrachtgever staat ervoor in dat hij deelnemers voorafgaand op de hoogte heeft gebracht van dit gebruik van beeldmateriaal op basis van gerechtvaardigd belang, van hun recht om zich hiertegen te verzetten, en van de gevallen waarin uitdrukkelijke toestemming vereist is, en vrijwaart Wow Factor BV voor aanspraken van deelnemers dienaangaande, behoudens grove nalatigheid van Wow Factor BV zelf.

Alle door of in opdracht van Wow Factor BV gecreëerde content (concepten, moodboards, draaiboeken, ontwerpen, teksten, beeldmateriaal) blijft haar intellectuele eigendom, ook wanneer deze in een offerte werd meegedeeld, en mag niet zonder haar schriftelijk akkoord door de Klant worden hergebruikt, gekopieerd of aan derden (waaronder concurrenten) worden voorgelegd.

 

 

J. Vertrouwelijkheid

 

Partijen behandelen alle niet-publieke informatie waarvan zij kennisnemen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst (waaronder budgetten, deelnemerslijsten, strategische of commerciële informatie) als vertrouwelijk, en delen deze niet mee aan derden zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de andere partij, behoudens wanneer de mededeling wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld aan leveranciers, voor zover functioneel noodzakelijk en onder een gelijkaardige vertrouwelijkheidsverplichting).

Deze verplichting blijft gelden gedurende twee jaar na het einde van de overeenkomst en doet geen afbreuk aan de verplichtingen van Wow Factor BV onder Deel L (GDPR).

 

 

K. De vennootschap, haar bestuurders en aandeelhouders

 

Wow Factor BV is een besloten vennootschap (BV) naar Belgisch recht, met eigen rechtspersoonlijkheid, ingeschreven onder KBO-nummer 0784.702.779. Verbintenissen die Wow Factor BV aangaat in het kader van deze Voorwaarden of enige overeenkomst met de Klant, verbinden uitsluitend de vennootschap zelf en niet haar bestuurders, zaakvoerders of aandeelhouders in persoonlijke naam.

De Klant erkent dat hij geen contractuele wederpartij heeft in de bestuurders, zaakvoerders of aandeelhouders van Wow Factor BV, en dat elke vordering met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst uitsluitend tegen Wow Factor BV kan worden ingesteld, behoudens de gevallen van persoonlijke aansprakelijkheid die dwingend door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen worden voorzien.

 

 

L. Bescherming van persoonsgegevens (GDPR)

 

Wow Factor BV verzamelt de gegevens van de reiziger, Klant of deelnemer die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van het dossier, overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 (‘GDPR’).

De meegedeelde persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de behandeling van de boeking en de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b GDPR) en kunnen in dat kader worden gedeeld met partners van Wow Factor BV, die telkens een gelijkwaardig beschermingsniveau waarborgen. Met toestemming van de betrokkene kunnen de gegevens ook worden gebruikt voor promotionele of commerciële communicatie per e-mail. Voor beeldmateriaal gelden de bepalingen zoals vermeld in deel I (Beeldmateriaal en promotioneel gebruik).

Persoonsgegevens kunnen worden meegedeeld aan de FOD Binnenlandse Zaken en dienstverleners, voor zover vereist door de wet van 25 december 2016 betreffende de verwerking van passagiersgegevens (omzetting van Richtlijn 2016/681).

De betrokkene heeft recht op inzage, correctie, verwijdering en verzet, evenals het kosteloze recht om zich te verzetten tegen verwerking voor direct marketing. Deze rechten kunnen worden uitgeoefend per e-mail, met vermelding van naam, voornaam, adres en de reden van het verzoek, en mits bewijs van identiteit. Klachten over de verwerking van gegevens kunnen worden gericht aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Wow Factor BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven vermelde doeleinden, en in elk geval niet langer dan de wettelijke bewaartermijnen (o.a. boekhoudkundige en fiscale verplichtingen).

 

 

M. Klachtenprocedure en geschillenregeling

Artikel M.1 — Klachten tijdens de reis of het Event

De reiziger/deelnemer neemt in eerste instantie contact op met het noodnummer van de reisorganisator, lokale agent of aanwezige verantwoordelijke van Wow Factor BV, en in tweede instantie met Wow Factor BV zelf via Ilse Verheyen (ilse@wowfactor.be, +32 456 32 45 33) of Patrick Van Dyck (patrick@wowfactor.be, +32 478 88 66 86). Elke klacht wordt beoordeeld in functie van de concrete omstandigheden en de aard van de geboekte reis of het Event.

Artikel M.2 — Klachten na afloop

Werd een tekortkoming tijdens de reis of het Event niet naar wens opgelost, dan kan de Klant nadien alsnog schriftelijk een klacht indienen bij Wow Factor BV, binnen de vervaltermijn van 30 kalenderdagen bepaald in Artikel C.7, met alle relevante bewijsstukken. Enkel voldoende onderbouwde klachten worden in behandeling genomen.

Artikel M.3 — Minnelijke regeling en Geschillencommissie Reizen

Bij een geschil geven partijen voorrang aan de klachtenregeling van de Algemene Reisvoorwaarden van de vzw Geschillencommissie Reizen (artikel 17). Partijen voeren eerst een gezamenlijk informeel overleg met het oog op een minnelijke regeling. Mislukt dit, dan kunnen partijen in gemeen overleg de Cel Verzoening van de vzw Geschillencommissie Reizen om een verzoeningsprocedure verzoeken. Wordt geen verzoeningsprocedure ingesteld, of mislukt deze, dan kan de eisende partij een arbitrageprocedure instellen bij de vzw Geschillencommissie Reizen, of een procedure aanhangig maken bij de bevoegde rechtbank.

Het Europese platform voor onlinegeschillenbeslechting is te raadplegen via https://ec.europa.eu/consumers/odr.

 

 

N. Toepasselijk recht, bevoegde rechtbank en slotbepalingen

Artikel N.1 — Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op elke overeenkomst met Wow Factor BV is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Voor elk geschil dat niet minnelijk of via de Geschillencommissie Reizen wordt beslecht, zijn uitsluitend de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen bevoegd, behoudens wanneer een dwingende consumentenrechtelijke bepaling een andere bevoegde rechtbank voorschrijft.

Artikel N.2 — Splitsbaarheid

Indien een bepaling van deze Voorwaarden nietig, ongeldig of niet-afdwingbaar zou blijken, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen vervangen de nietige bepaling door een geldige bepaling die de economische en juridische bedoeling van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

Artikel N.3 — Niet-verzaking

Het feit dat Wow Factor BV op enig ogenblik nalaat zich op een bepaling van deze Voorwaarden te beroepen, kan niet worden geïnterpreteerd als een verzaking aan het recht om zich later alsnog op die bepaling te beroepen.

Artikel N.4 — Wijziging van deze Voorwaarden

Wow Factor BV kan deze Voorwaarden eenzijdig wijzigen voor toekomstige overeenkomsten. De op het ogenblik van de bevestiging van de overeenkomst geldende versie van deze Voorwaarden is van toepassing op die overeenkomst, behoudens uitdrukkelijk andersluidend beding.

Artikel N.5 — Taal

Deze Voorwaarden werden opgesteld in het Nederlands. Bij vertaling naar een andere taal, primeert bij interpretatiegeschillen steeds de Nederlandse versie.

Artikel N.6 — Impressum

WOW FACTOR BV — Albertdreef 31, 2950 Kapellen, België — KBO-nr. 0784.702.779 — RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen — BTW BE0784.702.779 — Tel.: +32 456 32 45 33 / +32 478 88 66 86.

De Klant/reiziger verklaart uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van de Algemene Reisvoorwaarden van de Geschillencommissie Reizen en van deze Voorwaarden, en de inhoud ervan integraal en zonder voorbehoud te aanvaarden.

__________________________